Uusikaarlepyyn varhaiskasvatus siirtyi vuodenvaihteessa Vesseliin ja korvasi samalla useita eri järjestelmiä yhdellä ratkaisulla. Tulokset näkyivät nopeasti: arki sujuvoituu, aikaa säästyy ja työ helpottuu.
“Aiemmin tarvittiin jopa kolme eri sovellusta, nyt kaikki hoituu Vesselin kautta”, Uusikaarlepyyn kaupungin varhaiskasvatusjohtaja Helena Nukala-Kronlund sanoo.
Yhdellä kirjautumisella varhaiskasvatuksen työntekijät pääsevät nyt käsiksi kaikkeen olennaiseen: hoitoaikoihin, työvuoroihin, huoltajien viesteihin ja yhteystietoihin. Myös lasten oppimisen dokumentointi onnistuu monipuolisesti: tekstin lisäksi kuvilla ja videoilla, mikä oli kunnalle tärkeä kriteeri.
“Tällä tavalla ymmärrämme paremmin lasten ajattelua ja varhaiskasvattajat voivat käyttää tietoja opetuksen suunnitteluun”, Enlund sanoo.
Kaupunki tarvitsi uuden järjestelmän varhaiskasvatukseen, kun vanha lopetettiin. Tilalle toivottiin jotain vähintään yhtä hyvää, ja saatiinkin paljon enemmän.
Uusikaarlepyyn varhaiskasvatusohjaaja Ann-Charlott Enlund kiittelee sovelluksen monikielisyyttä. Vesseli toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, mikä tukee sujuvaa viestintää huoltajien kanssa pääosin ruotsinkielisessä kunnassa.
Kunnan yksilölliset tarpeet otetaan huomioon
“Laskutus”, Enlund ja Nukala-Kronlund vastaavat yhteen ääneen kysymykseen siitä, mihin ovat olleet erityisen tyytyväisiä.
Jos lapsi on ollut hoidossa enemmän kuin mistä on sovittu, kaupunki saa Vesselin kautta automaattisesti ehdotuksen laskutettavasta lisämaksusta.
“Tämä laskettiin aiemmin käsityönä. Nyt säästyy hurjasti aikaa”, Nukala-Kronlund kiittelee.
Vesseli on myös ollut suuri apu työvuorosuunnittelussa. Järjestelmä optimoi henkilöstömitoituksen todellisen hoitotarpeen mukaan ja varmistaa, että lapsia kohden on oikea määrä hoitajia. Näin resursseja vapautuu esimerkiksi laadukkaan varhaiskasvatuksen suunnitteluun.
Vesseli mukautuu kaupungin tarpeisiin ja integroituu saumattomasti muihin järjestelmiin. Esimerkiksi lomatiedot siirtyvät suoraan HR-järjestelmästä työvuorosuunnitteluun ilman erillisiä toimenpiteitä.
“Se oli meille laskutuksen lisäksi keskeinen vaatimus. Ohjelmistot kommunikoivat sujuvasti keskenään,” Enlund sanoo.
Automaatio vähentää virheitä
Vesselin ansiosta työn välivaiheita ja manuaalista työtä on vähemmän. Se vähentää inhimillisiä virheitä.. Se on jo huomattu etenkin varhaiskasvattajien keskuudessa.
Kiitosta Vesselin käyttöönotosta on tullut koko organisaatiossa johdosta aina laskutusasioita hoitavaan sihteeriin asti. Käyttöönotto sujui mutkattomasti, ja tiedonkulku Rivenan ja kunnan välillä oli nopeaa. Kunnalle oli alusta asti selkeää, mitä heiltä odotettiin.
“Pulmatilanteissa kaupungin oma yhteyshenkilö Rivenassa on vastannut nopeasti ja tarjonnut konkreettisia ratkaisuja”, Enlund kiittää.
Huoltajilla kestää aina hetki tottua uuteen systeemiin, ja yhteydenottoja on tullut jonkin verran.
“Esiin tulleet ongelmat olemme kuitenkin saaneet ratkaistua yhteistyössä. Se kertoo siitä, että järjestelmä toimii kuten pitääkin”, Enlund toteaa.
“Alkuun kaikki on toki uutta ja jotkut asiat mietityttävät, mutta meillä on oikeastaan ollut todella vähän haasteita, Nukala-Kronlund sanoo.